.

Assinar digitalmente é um processo mais seguro que o processo manual e está solidamente regulamentado em nosso país desde 2001, quando foi criada a ICP Brasil. Um documento eletrônico assinado digitalmente é seguramente verificável quanto à sua autoria, integridade e data de criação, tornando-se um documento confiável, inclusive do ponto de vista jurídico. O certificado digital traz esta acreditação, pois quando de sua emissão, todos os documentos apresentados são validados simultaneamente pelo agente que presta o atendimento (Autoridade de Registro) e também pela Autoridade Certificadora à qual pertence.

Adicionalmente, a transição do meio físico para o meio digital, também chamada de desmaterialização de documentos, traz consigo:



• Agilidade

Documentos eletrônicos podem ser enviados por e-mail, copiados para todos os interessados. Os signatários podem acessar o documento via Internet a partir de qualquer lugar. O uso de certificados digitais neste contexto é o equivalente físico de assinar e reconhecer firma, atestando a autoria ou conhecimento daquilo que está expresso no documento. É um meio extremamente vantajoso em estruturas empresariais descentralizadas e/ou que têm profissionais em trânsito ou atividade externa;


• Confiabilidade

• Confiabilidade: O uso de certificados digitais para assinar os documentos estabelece toda uma cadeia de confiança entre as partes envolvidas. Os atos não podem ser repudiados, sendo legalmente reconhecido e aceito por entidades reguladoras e fiscalizadoras, inclusive em atos jurídicos. Além disso, o documento vira uma peça que não pode ser modificada, garantindo assim sua integridade;


• Redução de custos

Papel, toner, cartuchos, correios, frete, estacionamento, autenticação em cartório, tempo de espera, prazos longos e etc são exemplos de despesas ou custos que impactam na operação e que são fortemente reduzidos ou mesmo eliminados com a adoção da assinatura digital dos documentos;


• Controle

Os signatários devem respeitar os prazos estabelecidos pelos gestores, que ficam sabendo em tempo real “quem fez o quê” no processo;


• Qualidade

A adoção de um sistema gerenciador de documentos elimina falhas, melhora os resultados e acredita o processo, pela padronização da operação e pelo amparo legal;


• Sustentabilidade

Reduzir as impressões em papel, os deslocamentos e a emissão de poluentes, aperfeiçoar processos liberando tempo para as pessoas ... A assinatura digital é algo essencialmente sustentável e alinhada com as melhores práticas de gestão.;


 

 

Para que um documento assinado digitalmente esteja em conformidade legal e seja reconhecido juridicamente de forma incontestável, todos os signatários devem ter assinado digitalmente, com seus certificados digitais (e-CPF). A situação de que apenas um ou uma parte dos signatários assinem digitalmente, enquanto outros assinam manualmente, produzindo aí o chamado “documento híbrido”, pode não ser reconhecida no caso de um litígio, quando há a necessidade de utilizar o documento como parte de um processo, não sendo, portanto, uma prática recomendada.

A recomendação inicial é que todos os signatários utilizem certificados digitais do tipo e-CPF. Todavia, como nem todos dispõem deste documento ainda, uma alternativa é utilizar o e-CNPJ, comumente disponível nas empresas, por conta de obrigações fiscais/tributárias. Como o e-CNPJ segue a mesma estrutura técnica do e-CPF (X.509), podemos considerar a seguinte situação: se a pessoa (ou as pessoas) que foram qualificadas no e-CNPJ no ato de sua emissão podem assinar pela empresa, este certificado também pode ser utilizado para fins de assinatura digital. Resta, portanto, 1) questionar quem são as pessoas qualificadas no e-CNPJ e 2) verificar no contrato social se elas podem assinar em nome da empresa.

Aos processos assinados digitalmente sempre cabem os mesmos cuidados observados no preparo e obtenção de dados que são conduzidos nos processos físicos / manuais.